随着 Excel 文件内容不断增加和进行编辑，文件会变得越来越大。一个工作簿除了文字，还会有各种图表和彩色图片，这些都会占用大量空间。文件过大不仅会影响邮件发送的速度，还会占用许多硬盘空间。好在你只需要进行几个简单操作，就可以缩减 Excel 文件的大小。

尝试几种简单的方法

1、查看未使用单元格的格式。一直将鼠标拖动到每个工作簿的最底部，选中所有空行，删除所有未使用的单元格。这样能很大程度地缩减文件大小。

2、将文件保存为后缀名为.xlsb 的二进制格式。 这样可以把工作簿变成包含多个二进制文件的压缩文件夹。具体压缩多少取决于工作表的内容。但是，要打开、关闭、保存这样的文件，所费的时间往往比常用文件格式（.xls）要长一些。

• 当你将文件另存为.xlsb 格式后，选中并删除数据范围外的所有单元格，通常是数据的右侧和下方。
• 选中同样的单元格，删除单元格所有的格式，像是颜色、线条等等。删除工作簿里每个工作表的格式。
• 再次将工作簿保存为“.xlsx” 格式。然后查看一下这些操作缩减了多少文件体积。

3、将工作簿保存为相同的文件和格式，但是使用另一个文件名。这种转换过程或许可以消除文件里的多余空间和无效数据。

包含图标和格式的工作簿

1、打开 Excel 文件。

2、将 Excel 文件保存为 “.html” 格式。

3、更改 .html 文档的文件名称。 然后将新文档保存为“.xls” 格式。

仅包含文本的工作簿

1、打开 Excel 文件。

2、将 Excel 文件保存为 “.xml”格式。

3、重命名“.xml”文件，然后重新保存为“.xls”文件，并命名新的名字。

使用“WinZip”程序

1、打开文档，找到你想要压缩的文件。点击文件名，将后缀名“.xls”更改为“.zip”。

2、点击文件，选择“用 WinZip 打开”。然后选择一个路径来保存解压后的内容。

3、使用“WinZip”程序重新压缩内容。

4、打开文档。选中文件，将“.zip”后缀更改为“.xlsx”。你应该会注意到文件体积减了不少。

5、你也可以前往工作簿子文件夹，找到体积最大的工作簿。重新打开原始的 excel 文件，创建几个新的电子表格。返回到体积较大的工作簿中，选中包含数据的单元格，将它们复制粘贴到新工作表中。然后，删除体积过大的电子表格，保存文件。

找到并处理错误源

1、找到导致 Excel 文件体积过大的工作表之后，将文件另存为.xls 格式，这样可以方便你查找工作表和存在的问题。同时，数据也可以从原文件中独立出来。

2、复制 Excel 文件，方便之后操作，然后删除里面有问题的列，并保存文件。

3、如果你比较两个文件的体积，会发现删掉存在问题的列之后，Excel 文件的体积会缩减几 KB 到几 MB 不等。

另存为

这个方法适用于带有图片的电子表格。

1、点击“文件”，然后选择“另存为”。

2、在“保存”按钮的旁边，你会看到工具下拉菜单。点击它。

3、压缩图片。

4、压缩到“屏幕”或“打印”大小。

5、保存文件。完成。

小提示

• 如果你想在 Mac 电脑上压缩 Excel 文件，可以使用第三方软件，如“FILEminimizer Office” 或“Express Zip Mac” 压缩软件。
• 如果你将 Mac 电脑上的 Excel 文件以邮件形式发送到 Windows 电脑，确保将文件保存为“.xlsx”格式。这样 Windows 电脑在打开文件时不会遇到任何问题，打开的文件也不会出现任何诡异的格式。
• 在尝试压缩文件前，请先将原文件备份好。在压缩文件的过程中，你可能会丢失一些原工作簿的格式、图标或其它重要内容。
• 如果你的 Excel 文件带有宏，将它保存为 HTML 格式或 XML 格式会移除相关编码和信息。这时，你需要手动浏览每个工作表，然后删除未使用单元格的格式。