WPS高级教程

• WPS表格
• • 第一章 走进WPS2019表格软件的世界
  • • 第一节 数据录入基础
    • 第二节 表格样式布局
    • 第三节 数据分析必备
    • 第四节 表格函数计算
    • 第五节 常用图表制作
    • 第六节 高效操作技巧
  • 第二章 走进WPS2019演示软件的世界
  • • 第一节 幻灯片的基础操作
    • 第二节 幻灯片的段落排版
    • 第三节 幻灯片的页面布局
    • 第四节 音视频表格与图形
    • 第五节 配色、美化与动画
    • 第七节 常用操作技巧

WPS表格

第一章 走进WPS2019表格软件的世界

第一节 数据录入基础

数据隔行隔列输入

• Enter 隔行输入；Tab隔列输入；

行列的插入、删除、隐藏和取消隐藏

填充柄快速录入

设置单元格格式批量转换数据

ctrl+1 进入单元格设置；

• 单元格格式有:数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学计数、文本、特殊。

设置录入条件和下拉菜单
选中区域——数值——有效性；

妙用填充柄ctrl+D填充法

• ctrl+shift+↑ ：向上快速选择；
• ctrl+D ：快速向下复制粘贴；

智能填充Ctrl+E实用填充快捷键；

• 提取字符：如果从身份证上提取生日，先在第一行输入正确的生日。【开始】——【填充】——【智能填充】、快捷键为【ctrl+E】
• 替换字符：
• 添加字符；
• 合并字符；
• 重组字符；

单元格内换行 自动换行

• 单元格内换行：Alt+Enter
• 自动换行：【开始】——【自动换行】

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第二节 表格样式布局

内容布局基础

• 添加序号
• 添加边框：ctrl+1可以设置单元格格式
• 添加标题：【开始】——【合并居中】
• 设置对齐：对齐方式分为“居中”、“居右”、“居左”、“两端对齐”；
• 调整字体：常用微软雅黑，正文字号常用12和14号字体；（列宽不够时会显示##字样，双击列标右下角）

一键调整 行高列宽表格大小

• 点击一下单元格左上角三角形标志全选表格区域，此时任意的拖动一个行高和列宽，整个表格的行高和列宽都会进行同样的调整。
• 调整好一个合适的行高列宽的单元格，然后在【开始】——【行和列】。
• 如果超过打印范围，可以在【开始】——【自动换行】。

智能套用 表格样式设计

• 设置表格样式的基础操作是：【开始】——【颜色填充】（字体颜色设置也相同）
• 套用表格样式：【开始】——【表格样式】，选择一个表格样式套用即可。
• 选中表格区域，快捷键CTRL+T也可进行设置。
• 隐藏网络线：【视图】点击取消勾选“显示网络线”。

格式刷 批量调整样式

• 格式刷基础的使用方法是：按住鼠标左键选中已经设置好样式的单元格，【开始】——【格式刷】，点击另一个单元格区域，发现格式马上复制过去了
• 双击格式刷可以固定格式刷，可以无限次套用格式至其他单元格，按Enter取消格式刷；
• 快速隔行填充：复制两行单元格，单击格式刷，框架套用格式单元格区域。

冻结行列窗格 看数据必备

• 冻结首行首列：【开始】——【冻结窗口】——【冻结首行】。
• 取消冻结的方法是点击【开始】——【冻结窗口】——【取消冻结窗口】。
• 冻结多行多列：选中某个单元格，此时冻结窗口就可以看到“冻结至某行某列”。

斜线表头 展示项目名称

• 设置斜线表头：单击右键【单元格格式】——【边框】，用空格键调整位置；

快速分列 数据妙整理

• 分列：【数据】——【分列】；

横排转竖排 数据更清晰

• 横排转竖排：CTRL+A复制单元格内容。再单击右键——【选择性粘贴】——【内容转置】；

如何批量删除 表格空白行

• 使用定位工具：第一步：【开始】——【查找】——【定位】；可以使用组合键【CTRL+G】；第二步：在定位框中，选择条件为空值，右键——删除——整行即可。
• 当表格既有空行又有空白单元格时，可以使用COUNTA函数：第一步，在表格右侧新建一列辅助列，选中名称框。第二步，在公式栏中输入“=COUNTA(X,Y)”然后按“ctrl+Enter”键全部填充。第三步，点击【开始】——【筛选】按钮，将数值为零的行筛选出来，删除即可。

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第三节 数据分析必备

如何快速 查找与替换数据

• 查找：【CTRL+F】
• 替换：【CTRL+H]

快速定位 查阅数据

• 第一种方法：【Ctrl+home】定位到第一个单元格。【Ctrl+↑】【Ctrl+←】也可以；
• 第二种方法：【Ctrl+end】定位到最后一个单元格。【Ctrl+↓】【Ctrl+→】也可以；

数字按大小排序 文字首字母排序

• 首先框选需要排序的数据，单击【单击】——【排序】下拉选择【降序】，在排序编辑框中可选择【扩展选定区域】或【以当前选定区域】，【以当前选定区域】的意思是只对当前列的数据排序，选择【扩展选定区域】。
• 单击【自定义排序】，主要关键字选择需要的列。

快速筛选分类数据

• 选中“测试项目”单元格，在菜单栏【开始】——【筛选】或使用【Ctrl+shift+L】设置。

巧用重复项 快速去重

• 第一步：选中表格，点击【数据】——【重复项】点击设置重复高亮项。第二步：再次选择【重复项】——【删除重复项】
• 如何避免重复录入：第一步，鼠标选中要防止数据重复输入的单元格，点击【数据】——【重复项】，选择“拒绝录入重复项”。

智能汇总 自动分类汇总

• 首先，要先对测试项目进行排序，这一步是必要的，否则分类汇总可能出错，点击【数据】——【升序】，对表格进行排序，这一步是必要的。
• 然后【Ctrl+A】全选表格数据区域，【开始】——【分类汇总】；

求和快捷点 ALT+=

• 选中需要求和的数据列的下一行，输入【ALT + =】，马上求和完成了。

超快捷的数据核对法 找差项

• 【Ctrl+A】全选第一个表格，【Ctrl+c】。
• 【Ctrl+A]全选另一个表格，【右键】——【选择性粘贴】，选择减。如果两个相减为非零的值。

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第四节 表格函数计算

表格计算入门 函数加减乘除

• 函数的输入方式有三种：在编辑栏输入、在单元格输入、点击插入函数。
• 函数的类别分为：财务、日期与时间、数学与三角、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息、工程。
• 计算总分：加法 sum(单元格：单元格)；减法：IMSUB(单元格：单元格)；
• 乘法对应PRODUCT(单元格，单元格)；除法：PRODUCT（单元格，1/单元格)；

函数基础知识 相对绝对混合引用

• 相对引用：复制单元格公式时，公式随着引用单元格的变化而变化。
• 绝对引用：复制公式随着引用单元格的位置变化而不会变化，用F4添加绝对引用；
• 混合引用：以上两种引用都使用叫绝对引用。

工作中常用的三个函数

• VLOOKUP函数是一个查找函数：语法结构是=VLOOKUP（查找值，数据表，列序数，匹配条件）
  eg：查找“张小敬”，数据表是整个表格区域，列序数是成绩所在的列序数。匹配条件，精确查找为FALSE,模糊查找为TRUE。
  最后一个关键步骤，选中数据表区域，按下F4添加绝对引用。
• IF函数是一个判断函数，可以判断值是否满足给定条件。语法结构是=IF(测试条件，真值，假值)。
• SUMIF函数是一个求和函数，可以根据条件求和。语法结构是=SUMIF(区域，条件，求和区域)；
  eg:区域我们选择“张小敬”这个条件区域，填入姓名列；条件是我们定义的条件，求的是张小敬的勋章数，条件为张小敬。求和区域填入勋章列，最后选中区域、求和区域，按下F4添加绝对引用。

函数快速求和 平均数最值

• 平均数：输入=AVERAGE（），选择数据区域，计算完成！
• 最大值：=MAX（）；
• 最小值：=MIN（）；

实用统计函数 实现高效统计

• COUNT函数是一个计数函数，输入=COUNT(),选中数据区域，就能快速计数了。但COUNT()函数只能统计文字和其他格式的都不能统计。
• COUNTIF函数是一个条件计数函数，语法结构=CIOUNTIF（区域，条件）；条件记得加英文双引号；

制作函数日历 实时日期时间表

• 若要在表格中插入当前日期，输入=TODAY（），按回车键。每次重新打开表格，都会刷新当前日期，也可按F9刷新。
• 若要输入当前日期和时间，输入=NOW（），按回车即可。每次重新打开表格，都会刷新当前日期，也可按F9刷新。
• 要计算当前日期距离国庆多少天。在开始日期输入=TODAY()，终止日期输入2019年10月1日。
  输入=DAYEDIF（开始日期，终止日期，比较单位），比较单位可选三项：Y代表年，M代表月，D代表天。
  输入比较单位D时，记得加上英文双引号。

实用文本函数 高效整理数据

• RIGHT函数是从右往左计算字符个数来截取字符。eg:截取手机号后四位。输入=RIGHT（数据区，字符个数）。
• LEFT函数是从左往右计算字符个数截取字符，如地址信息前三位字符，输入=LEFT（数据区，字符个数）。
• MID（）函数可以从中间某一个值开始，截取任意字符。如提取身份证信息的生日，从第七位开始，截取后面八位数字。
  输入=MID（数据区，开始位置7，字符个数8）。

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第五节 常用图表制作

图标自动生成

• 柱状图用于表示数据的对比和比较；
• 折线图用于表示数据的变化及趋势；
• 饼形图用于表示数据的占比；
• 条形图用于表示数据的排名。

方法：【插入】——【图表】；

常用图表 线柱图

• 首先准备好表格数据,
• 第一步，选中数据区域，点击【插入】——【图表】，选择组合图；
• 第二步，选择簇状柱形图-折线图；
• 第三步，勾选折线图后面的“次坐标轴”，将折线图的坐标设置在右边。
• 要自定义坐标轴刻度，双击坐标刻度，在右侧的任务窗格中选择“坐标轴选项”，修改坐标轴最大值。

常用图表 目标与实际对比图

• 首先准备好表格数据
• 第一步，选中数据区域，点击【插入】——【图表】——【簇状柱形图】；
• 第二步，双击图表中“实际”的图形，在右侧出现的任务窗格中设置“次坐标轴”。调整系列重叠为100%，调整合适的分类间距。
• 第三步，统一坐标轴刻度，调整最大刻度为两坐标轴中的最大数字。双击左侧坐标轴，在任务窗格中设置最大值为200，然后删除右侧的次要坐标轴。

更改图表数据源 快速套用图表

• 第一步，选中图表，单击图表工具选项卡，选中选择数据。
• 第二步，在图表数据区域输入框内重新选定区域，更改数据源。

如何制作 动态图表

• 第一步，准备好数据。
• 第二步，添加下拉框。单击插入选项卡，选择组合框。
• 第三步，设置控件，右键——【控件】——【设置对象格式】。
• 第四步，设置控制选项。在数据源区域填入下拉框显示的内容，在单元格链接输入控件控制单元格。
• 第五步，通过INDEX函数进行匹配。输入公式=INDEX（sAs2:sHs4,sAs7,COLUMN（））s:表示绝对引用。
• 行列数，表示要引用的行的序数。行列数，可使用COLUMN返回当前单元格所在的列序数。区域序数，对一个或多个单元格区域的引用。

如何制作 动态对比图表

• 在此表中，增加一个控件和一组函数返回的数据。具体看5操作。

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第六节 高效操作技巧

巧用分列 快速整理数据

WPS表格 数据对比功能

巧用条件格式 让数据更直观

WPS表格常用快捷键

快速拆分表格

合并表格

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常用颜色RGB:
- 银白：233，231，239；

• 靛蓝：6，82，121；
• 茶色：179，92，68；
• 黛紫：87，66，102；
• 黛绿：66，102，102；
• 黯：65，85，93；
• 竹青：120，146，98；

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殷红：190，0，47；
藤黄：255，182，30；

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第二章 走进WPS2019演示软件的世界

第一节 幻灯片的基础操作

制作PPT时 常用的快捷技巧

PPT的正确制作步骤

认识PPT界面布局

PPT基础操作 快捷键

• 【Ctrl+M】或【Enter】新建幻灯片
• 【CTRL+A]全选幻灯片
• 按住【shift】点选一张幻灯片，再选择另一张幻灯片，它们之间的幻灯片都会被选中；
• 按住【CTRL】键点选幻灯片，批量选中所需幻灯片；
• 【delete】删除选中页；

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• 【CTRL+C】复制；
• 【CTRL+V】粘贴；
• 【CTRL+X】剪切；
• 【CTRL+Z】撤销上一步操作；
• 【CTRL+Y】还原撤销操作；

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• 【CTRL+G】组合
• 【CTRL+Shift+G】取消组合
• 上下左右箭头 微调对象位置
• 【CTRL+B】文本加粗
• 【CTRL+U】文本添加下划线
• 【CTRL+E】居中对齐
• 【CTRL+L】左对齐
• 【CTRL+R】右对齐

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• 【F5】从头开始放映；
• 【Shift+F5】从当前幻灯片开始放映；
• 播放时，单击鼠标或滚动鼠标跳转上下页；
• 按一下B显示黑屏或W显示白屏；
• 再按一下B或W取消；
• Alt+F5显示演讲者视图；

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• 【CTRL+S】保存；
• F12 另存为；
• 【CTRL+P】打印；
• 【CTRL+O】打开WPS文件；
• 【CTRL+W】关闭当前文件；

快速替换PPT的 文本字体

快速替换PPT 指定文本内容

如何将文本大纲 转为PPT

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第二节 幻灯片的段落排版

PPT中格式统一 小技巧

PPT如何设置 背景与颜色填充效果

PPT排版原则 少即是多

• 提炼关键字，找到内容的焦点；
• 将一页内容分解成多页，让每一页只有一个观点。

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PPT排版 多文字的处理

• 调整文本框：避免横向距离太宽；
• 文字对齐方式：选择两端对齐，适当增加行距（一般使用1.5倍行距）；
• 字体：微软雅黑；
• 使用图片或者符号来点缀文本。
• 你也可以使用WPS的【一键速排】功能，在此选择图标添加，对文字快速进行排版。

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让文字表达更形象的 图示

• 点击一下文本框，在出现的【文本工具】中点击【转换成图示】，或点击文本框右侧的【文本转图示】按钮。
• 点击【插入】——【关系图】，也能找到非常多的图示模板。

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演示文件如何设置 缩进合间距

如何快速设置字体样式

如何设置制表位 使内容更整齐

PPT如何给形状 设置填充与轮廓

巧用“节”功能 整理演示文稿框架

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PPT如何给形状 设置填充与模块

• 选中形状，点击【绘图工具】选项卡。若我们需要设置形状的填充效果，点击【填充】按钮。
• 我们可以选择为你推荐的颜色，也可以使用取色器取一样的颜色。或者采用图片或纹理、图案等进行填充。
• 设置完形状的填充效果，还可以设置形状的轮廓，点击【轮廓】按钮，我们可以选择为你设计的轮廓颜色，也可以使用取色器取一样的颜色。
• 若轮廓要设置成线型，可以在“线型”、“虚线线型”中进行选择。

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第三节 幻灯片的页面布局

如何设置PPT页面尺寸

• 在菜单栏中的【设计】——【幻灯片大小】，可快速调整幻灯片尺寸。
• 点击下拉按钮，可将幻灯片设置为常用的标准尺寸4：3或宽屏尺寸16：9。
• 如果需要其他尺寸，可点击【自定义大小】；点击【页面设置】也可进入设置窗口。
• 页面设置可选择多种幻灯片大小预设尺寸，也可手动输入长度修改。幻灯片起始编号为1。若要修改可在此处输入数字，点击确定，此时可以在右侧看到幻灯片的起始编号值已经发生更改。
• 纸张大小，是幻灯片用于打印时所用的纸张页面大小。此处还可调整幻灯片的方向为纵向或横向，备注、讲义和大纲的方向可在此处设置。

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如何自定义设置PPT大小

• 【设计】——【幻灯片大小】；

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PPT母版如何使用

• 母版在幻灯片制作之初就要设置，它决定着幻灯片的“背景”。
• 点击【设计】——【编辑母版】。母版分为“主母版”和“版式母版”，更改主母版，则所有页面都会发生改变。
• 在新建幻灯片时，母版设置还有其他的作用。若常常要新建一个同样的幻灯片样式，可以在母板内存储这个设计，方便我们新建幻灯片，相当于制作一个属于自己的模板。
• 点击【设计】——【编辑母板】，选择一个合适的位置“插入版式”，这样就新建了一个母版版式了。

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巧用PPT母版统一修改 字体颜色

如何快速更改应用 幻灯片中的

如何在幻灯片中 插入日期编号

快速对纯文本内容 进行排版

• 在WPS中，点击幻灯片右下角加号，在【正文】——【纯文本】，可以快速对纯文本内容进行排版。

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PPT快速制作图表

• 点击幻灯片右下角的加号新建幻灯片，选择【演示图表】，这里有大量设计师精心设计的图表样式。有数据展示常用的【柱状图】、【条形图】、【形象图表】、【地图】。
• 这些演示图表的使用方式非常简单，选择所需模板，点击一下即可快速套用此模板。
• 比如编辑数据；
• 标注重点可快捷调整突出单项。
• 对比两项可以让对比更突出。
• 添加图表贴纸可以让图表更为形象化。
• 也可以更改图表颜色。

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PPT如何剪辑视频

• 首先，点击【插入】——【视频】，插入一段视频至PPT内。按住【Shift】保持视频长宽比，拖动调整合适大小、位置。
• 在【视频工具】里点击【裁剪视频】，即可剪辑一段视频。
• 在视频播放时，点击【视频封面】——【视频当前画面】，即可将视频内的某一段画面设置为封面。
• 你还可以在幻灯片右下角点击加号，在【案例】——【特效】——【视频版式】，插入一个免费的视频页面模板。
• 插入视频，按住【Shift】键保持视频长宽比，拖动调整合适大小、位置。

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第四节 音视频表格与图形

如何在PPT中 插入表格

PPT表格的基础操作

怎样选择合适的 PPT数据图表

• 在WPS演示中支持一键插入数据图表，点击【插入】——【图表】，选择一个图表即可。
• 插入图表后，点击【编辑数据】，WPS会打开WPS表格，在此修改数据，图表内容会进行同步。

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如何在PPT中插入图表 并编辑

PPT中如何 插入视频和音频

PPT中如何插入剪辑视频

PPT背景音乐如何设置

• 首先，准备好音频文件，保存在电脑内。然后打开WPS的PPT，点击【插入音频】——【嵌入音频】。选择本地文件插入至PPT内，拖动调整播放器位置。
• 点击【裁剪音频】即可剪辑音频文件。
• 设置【当前页播放】即音频只在放映时播放，切换下一页自动停止。
• 若要设置音频在特定几张幻灯片放映时继续播放。在【音频工具】——【跨幻灯片播放】，选择要播放的页面即可。
• 若要将此音频设置为在放映整个幻灯片时播放，点击【设为背景音乐】

插入音频的几个选项：

• 【嵌入】可以将文件保存在PPT内；
• 【链接】是一个地址，如果电脑不是同一台，会出现链接失败的情况，建议使用嵌入；
• 【音频】是指在当前页面添加音乐；
• 【背景音乐】是指整个PPT的背景音乐，在切换下一张幻灯片时会持续播放

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PPT如何使用图标

妙用图片让PPT排版高大上

PPT图片的 四种裁剪方法

如何压缩 幻灯片中的图片

PPT的创意图片玩法

演示文件中 如何插入形状

如何设置形状 对齐方式

如何使用 合并形状功能

智能对齐 拯救强迫症

• 选中内容，点击【智能对齐】工具，可见系统推荐了这几个对齐方案，点击一下应用即可。

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如何快速制作 PPT封页面

• 新建一个PPT，点击幻灯片右下角的加号新建幻灯片。点击【主题页】，可选择封面页、目录页、章节页、结束页并快速插入。
• 更改标题内容，对模板内容进行修改，就能快速制作一个封面。
• 若想要更改某个页面设计，可以在【智能排版】更改当前页面的版式设计；
• 在【设计】——【更多设计】，可以成套更改当前设置的版式。

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图文AI排版 布局设计一秒搞定

• 在PPT内，点击加号新建幻灯片，点击【正文】——【图文】。选择图片数量，版式布局，选择一个模板，点击插入。
• 点击下方【智能排版】，智能推荐其他版式，一件更换。
• 双击图片，在图片工具中，使用【图片拼图】，快速完成多图排版。
• 你还可以在【正文】——【图文】找到带有多图拼图的图文模板。

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第五节 配色、美化与动画

配色基础颜色语言

如何使用配色方案

如何更改PPT的颜色

WPS智能美化 单页美化

WPS智能美化 全文美化

PPT动画添加的原则

PPT绘图工具

如何自定义设置动l

演讲备注的添加和隐藏

如何在PPT中 开启多人线上会议

如何在PPT中插入附件 并放映

如何隐藏幻灯片 不被放映和打印

幻灯片视图设置 显示窗格

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第七节 常用操作技巧

如何将多张幻灯片 打印在一张纸

所有页面 一键添加公司LOGO

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